今回は、仕事の成果につながる議事録の書き方についてご紹介します。
議事録は単なる会議中の発言録ではありません。議事録の目的を知り、その目的を達成するためのポイントを押さえることで、効果的な議事録となります。
議事録の目的
議事録の目的は、端的に言うと会議結果を関係者に確認してもらい、決定事項とすることです。
ここでいう関係者は、会議の参加者はもちろん、都合によって参加できなかった方やその会議結果を知るべく方々であり、議事録の配布先となる方達です。
この方達に会議結果を伝え、異議がないか確認してもらうための書類です。
ここで重要なことは、会議結果を関係者に確認してもらうと言うところです。
つまり、議事録の読み手はその会議の関係者になるため、議事録は関係者にとって読みやすみ形式でなければなりません。
関係者の立場で一番知りたいことは、その会議で決まったことであり、次に、議題となったけど決まらなかったこと、次回に向けたアクション内容です。
これを踏まえて、次項では議事録で書くべきポイントをご説明します。
議事録作成のポイント
読み手に読みやすいようにするため、特に重要なことは次の4つです。
- 会議目的
- 決まったこと
- 決まらなかったこと（次へ持ち越したこと）
- 次回に向けてのTODO（誰がいつまでに）
これを読み手が一目でわかるように見出しをつけて端的に箇条書きします。
順に説明していきます。
会議目的
その会議で決定したいことを記載します。
「来期の○○部売り上げ目標を決定する」など、会議で決定すべきことが明確な場合はそのものを記載します。
もし、決定したいことが明確でない場合は、会議冒頭でその会議の目的を参加者に確認しましょう。例えば何らかの問題があり、その解決方法を検討したい場合でも、「◯○の問題について、解決策を３つ提案する」など。冒頭で達成条件を明確にしておくことで、会議がブレずに進行しやすくなります。
決まったこと
その会議で決定したことを箇条書きで記載します。
決まらなかったこと（次への持ち越し）
その会議で決定しなかったことを箇条書きで記載します。
決定しなかったことは、今後決定していくために必要なアクションを明確にして「次回に向けてのTODO」に記載しましょう。
次回に向けてのTODO（誰がいつまでに）
前項の「決まらなかったこと」を含めて、次回に向けて誰がいつまでに何をするかを明確に定義します。
担当者は個人名で記載することをお勧めします。
個人名で記載することで、その担当者の当事者意識が高まります。
議事録の例
以上を踏まえた議事録の例を挙げます。
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会議名：ABCプロジェクト 週次定例会議
日時／場所：2021/10/1 14:00~15:00（第一会議室）
参加者：田中部長、鈴木マネージャー、青木、長谷川、 ・・・、山田(記)
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【会議目的】
•ABCシステム構築の進捗および課題を確認する
【決定事項】
•ABCシステムのリリース日は2022/1/5とする
【未決事項】
•機能Aとの不整合のため、追加機能Bの要件が未決定である
【ToDo】
•機能A-Bの不整合による業務影響を確認し、対応案を上げる(長谷川 ~10/3)
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記載すべき４つのポイントを箇条書きで簡潔に示すことが重要です。
これにより、読み手は各見出しで会議内容をぱっと見で理解することができます。
議事録の運用
議事録を作成したら、上司あるいは自分以外の参加者に記載事項に相違や漏れがないか確認してもらい、相違がなければ関係者に送付しましょう。
議事録が会議内容の証拠となるためには、関係者も議事録に納得したという証拠が重要になってきます。
そのため、重要な会議議事録であれば、議事録に押印欄を設けて回覧したりします。
そこまでしなくても、メールで関係者へお送りする際に、本文で
議事録のご確認をお願いします。
認識違いや記載漏れがある場合はご指摘ください。
またお手数ですが、議事録内容に相違ない場合も、その旨10月7日までにご返信願います。
と確認結果の返信を要請しましょう。
また、次回会議では、前回会議の議事録確認から進めていくことで、その会議の導入にもなり、TODOの進捗確認にもなっていくため、仕事がもれなく進みやすくなります。
まとめ
最後に議事録のポイントをまとめて終わりとします。
- 議事録の目的は、会議結果を関係者に確認してもらい、決定事項とすることである
- 読み手（＝関係者）が読みやすいように次の４つのポイントを箇条書きで記す
- 会議目的
- 決まったこと
- 決まらなかったこと
- 次回に向けてのTODO
- 議事録回覧後は、記載内容に相違がないか確認してもらう
今回は議事録作成のポイントをご紹介しました。
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