使ってない？報告時のNGワード「見直す」「改善する」・・・

「改善する」「管理する」「最適化する」「見直す」

報告資料でこのようなワードを使っていないでしょうか？
これらのワードは、NGワードとなる可能性が高いので使用には注意が必要です。

今回は、その理由とNGワードを使用しないようにする方法についてご紹介していきます。

NGの理由

これらのワードがなぜNGなのかというと、今後のアクションの定義が曖昧になってしまうためです。

「改善する」「管理する」などは肯定的で一見問題ないように見えますが、よくよく見てみると具体的なことは何も言っていません。

このため、もし今後のアクションが決まっていなくても、うまく誤魔化せてしまいます。

報告を受ける側からしても、これらのワードはモノゴトがうまく進んでいるような感覚になってしまいます。
鋭い方が参加されていれば「具体的にどういうこと？」と言う質問が飛んできて、オロオロすることになるかもしれません。

報告する側からしても、今後のプロセスを具体的に考えられていないと、後から想像以上に時間がかかったり、想定外の事象が発生して困ったことになるリスクがあります。

また、たいていの会議は、報告者からの報告に対して、OK/NGの判定やアドバイスを実施する場です。
このような曖昧な動詞を使って報告しても、方向性に関する確認しかできず、結局「後で詳細聞かせて」となってしまい、身のない会議になってします。

では、曖昧ワードでない、具体的な動詞とはどんなものでしょうか。

それは5W1Hで内容を具体化しているものです。
「なぜ」「何を」「誰が」「どこで」「いつまでに」「どのように」を明確にします。
数字で報告することで説得力が上がるため「どれだけ」も加えたらよいでしょう。

スライド報告など、紙面が限られている場合は全ての記載は難しいかもしれませんが、できる限りちゃんと書くこと、書けなくても口頭で補足するべきでしょう。

例えば「作業効率を改善する」であれば、「費用対効果の高い◯○の作業時間を、～～することで1日当たり30分短縮する」のような言い方になります。

今後のアクションを動作レベルに詳細化することで、会議内で具体的なアドバイスや最終決断をもらうことができるし、参加者からは「あ〜、こいつはちゃんと考えているな」と評価も上がるでしょう。

次に、どうすれば今後のアクションを具体化できるか考えていきましょう。

私の経験上、結局のところ報告資料作成に早めに着手するしかないと思います。

アクションを具体化するためには、いろいろな因果関係を考えたり、関係者からヒアリングしたりと、負荷も高いし時間もかかります。（これも曖昧ワードで誤魔化してしまう要因の一つですが）

もし、資料作成の着手が会議前日になってしまったら、資料の体裁を整えるだけで時間がなくなってしまい、今後のアクションを考えるだけの時間がありません。

このため、今後の具体的なアクションも報告対象の一つと考えて、早めに会議資料作成に着手するしかないと思います。

最後にNGワードの代表例を挙げて、今回の記事を終わりたいと思います。
これらの言葉を使おうとしたら、そこで思考停止していないか振り返り、できる限り具体化するように心がけましょう。